CRM und DMS auf Outlookbasis
Infodesk Sign
Automatisierte Unterschrift von PDF-Dokumenten
Infodesk Sign von Fischer Software – Berlin ist ein Zusatzmodul zu Outlook Infodesk. Es dient zur automatisierten Unterschrift von PDF-Dokumenten mit externen Personen / Firmen direkt aus einem Infodesk Vorgang. Zusammen mit unserem Partner SIGNIUS können wir mit diesem Modul eine eIDAS konforme qualifizierte Fernsignatur – Plattform bereitstellen.
- Überzeugende und intuitive Benutzeroberfläche für das Verwalten von Dokumenten und Signaturaufträgen direkt im Infodesk Vorgang
- Für die Identifizierung/Onboarding des externen Partners stehen zertifizierte Optionen wie SelfieIDent, AusweisIDent, VideoIDent zur Auswahl.
- Das eIDAS-konforme Signieren über den qualifizierten Trust Service Provider (QTSP) ist mit 2-Faktor Authentifikation (2FA) gesichert.
- Die Workflow-Engine ermöglicht die unkomplizierte Verwaltung von Mehrfachsignaturen, Umlaufsignaturen, Berechtigungen, Reihenfolgen und Gegenzeichnungen durch Kunden und Partner.
Unterschriften können in 2 Varianten angefordert werden:
- Qualifizierte Signaturen (QES) – bei gesetzlicher Schriftformerfordernis oder hohem Haftungsrisiko
- Fortgeschrittene Signaturen (AdES) – wenn keine gesetzliche Schriftformerfordernis vorliegt
Identifizierungsmethoden:
Eine eIDAS-konforme Identifizierung kommt häufig beim Onboarding, etwa der Kundendatenabfrage beim Registrieren in Online-Portalen, zur Anwendung, und ist vor allem die Voraussetzung, um eine qualifizierte Signatur zu erhalten. Im Wesentlichen geht es darum, die Authentizität einer natürlichen Person zu überprüfen, die ein digitales Signaturwerkzeug beantragt. Zu diesem Zweck bezeugen integrierte Verifizierungstechnologien die Echtheit von Ausweisdokumenten und die Zugehörigkeit zur entsprechenden Person in ihrer physischen Präsenz.
Weisen das klassische Post-IDent und vergleichbare Verfahren den Nachteil auf, dass das online begonnene Onboarding bzw. Identifizieren für einen Gang zur Post oder zu einer anderen Identifizierungsstelle unterbrochen werden muss, um anschließend fortgesetzt zu werden, was zu hohen Absprungsraten führt, bietet die SIGNIUS Plattform drei alternative benutzerfreundliche Identifizierungsmethoden zur Wahl:
- VideoIDent-Methode: Zertifizierte Verifikatoren nehmen die Identifizierung mittels einer etwa 5-minütigen Live-Webcam-Session mit dem Anwender vor. Nutzer benötigen ihren Personalausweis, ein Mobilphone und die Webcam ihres Rechners.
- SelfieIDent-Methode: Hierbei wird der menschliche Agent des VideoIDent-Verfahrens durch KI ersetzt.
- AusweisIDent-Methode: Mit Hilfe einer spezifischen App liest der Anwender den IdentChip des Personalausweises aus und authentifiziert sich mit Eingabe der PIN, die ihm von der ausstellenden Behörde bereits zugesandt wurde bzw. auf Antrag zugesendet wird. Diese Methode ist mit einer Dauer von etwa 45 Sekunden die schnellste.
Was zeichnet qualifizierte Signaturen aus?
Die digitale Signatur ist die elektronische Unterschrift einer natürlichen Person. Nach eIDAS-Verordnung entspricht die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – im Unterschied zu einfach (etwa eingescannte geschriebene Unterschrift) und fortgeschritten – dem höchsten Sicherheitsniveau. Sie ist das digitale Äquivalent zur handschriftlichen Unterschrift und damit in vielen Fällen – bei haftungsrelevanten Dokumenten mit Schrift-formerfordernis– Voraussetzung für Rechtsverbindlichkeit und Beweiskraft.
Qualifizierte Signaturen, können nur in Kooperation mit solchen Trust Service Providern erzeugt und verwendet werden, die von nationalen Aufsichtsbehörden zertifiziert und in der EU Trust Service List (EUTSL) geführt werden und daher das EU-Vertrauenssiegel verwenden dürfen, um sich als qualifiziert zu kennzeichnen.
