Outlook Infodesk CRM & DMS

Täglich treffen in jedem Unternehmen Tausende E-Mails ein. Doch mit dem Empfangen und Versenden einfacher Emails ist es schon lange nicht mehr getan. Die wachsenden Nachrichten-Fluten haben sich zu einer echten Herausforderung entwickelt, die bewältigt werden muss. Denn E-Mail hat sich zum Hauptkommunikationskanal entwickelt, der komplexe Inhalte hin und her bewegt. Jeder Emailverkehr führt zum Erstellen neuer Dokumente, die wieder versendet, bearbeitet und empfangen werden, wie etwa Rechnungen, Verträge, Projektpläne, Formulare, Grafiken, etc. pp.. So entstehen riesige Mengen unterschiedlichster Dokumente, deren Organisation nicht nur Zeit frisst, sondern stetig steigende Kosten verursacht.

„Die Datenmengen in Unternehmen explodieren“,

erklärt Carsten Fischer, Geschäftsführer von Fischer Software, dem führenden Softwarehaus für Dokumenten-Management-Systeme im Umfeld von MS Outlook und Exchange Server. „Wer den Überblick bei der Verwaltung all der Dokumente nicht verlieren will, wird künftig nicht mehr auf unterstützende Software-Lösungen verzichten können.“ Und so steigt die Nachfrage nach speziellen Dokumenten-Management-Lösungen, mit denen sich sämtliche digitalen Unterlagen im Überblick behalten lassen – und zwar in nur einer einzigen Anwendung. Strukturiert, einfach und vor allem schnell sollen E-Mails, Dokumente, aber auch Adressen und Termine verwaltet werden können.

Aus dieser Erkenntnis heraus entwickelte Fischer Software die Outlook CRM & DMS Lösung „Outlook Infodesk“, die sich binnen kürzester Zeit als eine führende Dokumenten-Management-Software durchgesetzt hat. Eine Lösung, die als vollständig in Microsoft Outlook integrierte Dokumentenverwaltung bislang einmalig am Markt ist. Der Clou: Outlook Infodesk ermöglicht es, aus jedem Outlook-Kontakt heraus einen neuen, so genannten „Vorgang“ zu generieren.

Ein Beispiel:

Ein Mitarbeiter telefoniert mit einem Kunden und möchte im Anschluss ein Gesprächsprotokoll erzeugen. Dafür klickt er in der Kontaktkarte des Kunden lediglich auf „Neuer Vorgang“ und gibt als Betreff „Gesprächsprotokoll“ ein. Mit einem weiteren Klick auf „Dokument erzeugen“ erscheinen verschiedene Vorlagen, aus denen der Mitarbeiter z.B. eine Briefvorlage auswählt. Die korrekten Adress-Daten, Anrede und Betreff werden automatisch eingefügt. Das Protokoll ist in wenigen Minuten erstellt und kann direkt per Email an den Kunden übermittelt werden. Gespeichert wird der Vorgang automatisch in den Ordnern des Exchange Servers, so dass das gesamte Unternehmen jederzeit Zugriff darauf hat.

Über den Button „Vorgänge anzeigen“ kann der Mitarbeiter außerdem jede bereits mit dem Kontakt erfolgte Korrespondenz einsehen. Sämtliche Veränderungen werden übersichtlich in einer Historie festgehalten, was das Wiederfinden von Dokumenten stark vereinfacht und beschleunigt.

Kaum Schulungsaufwand

Outlook Infodesk ist frei konfigurierbar und damit branchenübergreifend einsetzbar. Die Software kann sofort und ohne großen Schulungsaufwand eingesetzt werden, sie erklärt sich von selbst die meisten Unternehmen kennen und nutzen bereits MS Outlook. Die Synchronisation mit externen PCs und Notebooks erfolgt automatisch, Infodesk unterstützt auch die Offlinefähigkeit von Outlook – gerade im Außendiensteinsatz oder bei schlecht mit Internet versorgten Gebieten ein wichtiger Vorteil.

Die Arbeitsumgebung kann mit neuen Modulen erweitert werden: „Time“ kombiniert Terminabrechnungen und Zeitnachweise miteinander und das Modul „Eventmanagement“ unterstützt die Mitarbeiter beim Organisieren von Veranstaltungen mit Teilnehmerlisten, Einladungen, Tischschildern, Urkunden u.v.m.

Referenzen (Auszug): BMWI Bundesministerium für Wirtschaft, Bittrich&Bittrich Steuerberatungsgesellschaft,  BAM – Bundesanstalt für Materialprüfung – Berlin, Klinikum Karlsruhe, Seehafen Wismar, BMU Bundesministerium für Umwelt, Heinle Wischer Partnerschaft freier Architekten mbB – Berlin, Bavaria Film – München,  Erzbistum Köln u.v.m.